Interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz
In Umsetzung der gesetzlichen Verpflichtung nach dem Hinweisgeberschutzgesetz hat die Martin et Karczinski GmbH eine spezielle Hinweisgeber-Meldestelle eingerichtet. Diese interne Meldestelle bietet Beschäftigten die Möglichkeit, potenzielle Rechtsverstöße bei der Martin et Karczinski GmbH vertraulich zu melden.
Relevante Rechtsverstöße können zum Beispiel sein
· Verstöße, die strafbewehrt sind, beispielsweise Korruptionsdelikte, insbesondere Vorteilsannahme (§ 331 StGB) oder Bestechlichkeit (§ 332 StGB)
· Datenschutzverstöße
· Verstöße gegen Vorschriften, die dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit dienen
· Verstöße gegen Umweltschutzvorschriften
· Verstöße gegen Buchführungs-/Steuervorschriften
· Vergaberechtsverstöße
Die interne Meldestelle ist mit Rechtsanwälten der Kanzlei KELLER MENZ in München besetzt, die als Ombudspersonen fungieren. Die Ombudspersonen der Kanzlei KELLER MENZ nehmen Hinweise auf mögliche Rechtsverstöße in Bezug auf die Martin et Karczinski GmbH entgegen. Sie können unsere Ombudspersonen über verschiedene Kanäle erreichen:
E-Mail: Senden Sie eine E-Mail an hinweis.metk@keller-menz.de. Alle E-Mails werden vertraulich behandelt.
Postalisch: Schreiben Sie unseren Ombudspersonen postalisch: KELLER MENZ Rechtsanwälte PartG mbB, „Ombudssache“, Ickstattstraße 1, 80469 München
Telefonisch: Rufen Sie unsere Ombudspersonen unter +49 89 24 22 30-0 an, um Ihr Anliegen persönlich zu besprechen. Die Ombudspersonen sind zu den üblichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag, 09:00 bis 17:00 Uhr) erreichbar.
Unsere Ombudspersonen werden den Inhalt Ihrer Meldung mit uns teilen und dabei Ihre Identität nur mit Ihrer vorherigen Zustimmung offenlegen. Nach einer gründlichen Prüfung des Hinweises werden unsere AnsprechpartnerInnen über die weitere Vorgehensweise entscheiden und geeignete Ermittlungs- und Folgemaßnahmen ergreifen.
Wir nehmen Meldungen über mögliche Verstöße ernst und werden entsprechende Untersuchungen durchführen. Wir werden alles tun, um sicherzustellen, dass jede/r Hinweisgebende geschützt wird.
Unsere interne Hinweisgeber-Meldestelle wird durch die nachfolgenden Ombudspersonen der KELLER MENZ Rechtsanwälte PartG mbB, Ickstattstraße 1, 80469 München betreut:
Frau Rechtsanwältin Heike Walenta
Herr Rechtsanwalt Maximilian Hofmann
Frau Rechtsanwältin Jana De Martino
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Hinweise zur Vertraulichkeit
Eingehende Hinweise werden vertraulich behandelt. Auf Wunsch können Sie diese auch anonym abgeben.
Bei telefonischer Kontaktaufnahme werden Sie bei dem Stichwort „Ombudssache“ durch die Beschäftigten der Kanzlei weder nach Ihrem Namen noch nach dem näheren Grund Ihres Anrufes befragt.
Bei postalischer Kontaktaufnahme sollten Sie Ihr Schreiben mit dem Zusatz „persönlich/vertraulich“ kenntlich machen.
Das exklusiv für Ombudsmandate eingerichtete E-Mail-Postfach wird ausschließlich von Rechtsanwälten der KELLER MENZ Rechtsanwälte PartG mbB, insbesondere Frau Rechtsanwältin Heike Walenta, Herrn Rechtsanwalt Maximilian Hofmann und Frau Rechtsanwältin Jana De Martino sowie von ausgewählten Fachkräften der Kanzlei, die auf die Vertraulichkeit und auf das Datenschutzgesetz besonders verpflichtet sind, geöffnet und gelesen.
Die Rechtsanwälte der KELLER MENZ Rechtsanwälte PartG mbB sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, so dass zwar der von Ihnen geschilderte Sachverhalt weitergeleitet wird, aber nicht – soweit dies von Ihnen wegen befürchteter Nachteile gewünscht wird – Ihre Identität.
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Hinweise zum Datenschutz
Im Folgenden möchten wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems aufklären, wenn Sie einen Hinweis per E-Mail, Telefonanruf, Brief oder persönlichem Erscheinen abgeben. Daher lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise bitte sehr aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung
Verantwortliche Stelle für die Entgegennahme von Hinweisen, deren Prüfung und Ermittlungen zum Sachverhalt sowie Erstellung einer Stellungnahme mit rechtlicher Bewertung ist die interne Meldestelle:
KELLER MENZ Rechtsanwälte PartG mbB
Ickstattstraße 1
80469 München
Tel: +49 89 / 24 22 30 0
Fax:+49 89 / 24 22 30 30
E-Mail: hinweis.metk@keller-menz.de
Verantwortliche Stelle für die Weiterverarbeitung der von der internen Meldestelle übermittelten Daten ist der Vertragsarbeitgeber und damit die
Martin et Karczinski GmbH
Gabrielenstraße 9
80636 München
Unsere/n Datenschutzbeauftragte/n erreichen Sie unter: info@er-secure.de.
Zweck des Hinweisgebersystems und der Datenverarbeitung
Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise von (mutmaßlichen) Gesetzes- oder schweren internen Regelverletzungen gegen die Martin et Karczinski GmbH auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems stützt sich auf das berechtigte Interesse der Martin et Karczinski GmbH an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. §§ 30, 130 OWiG). Außerdem verlangt die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden („Whistleblower-Richtlinie“) sowie das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) die Einrichtung eines Hinweisgebersystems, um Beschäftigten und Dritten auf geeignete Weise die Möglichkeit einzuräumen, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Betrifft ein eingegangener Hinweis einen Beschäftigten der Martin et Karczinski GmbH, dient die Verarbeitung zudem der Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstößen, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen (§ 26 Abs. 1 BDSG).
Die Verarbeitung Ihrer Identifikationsdaten erfolgt auf Basis einer abzugebenden Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die dadurch gegeben ist, dass der Hinweis auch anonym abgegeben werden kann. Der Widerruf der Einwilligung kann in der Regel nur innerhalb eines Monats nach Erhalt der Meldung erfolgen, da die Martin et Karczinski GmbH in bestimmten Fällen nach Art. 14 Abs. 3 lit. a DSGVO verpflichtet ist, die beschuldigte Person über die gegen sie erhobenen Vorwürfe und durchgeführten Ermittlungen innerhalb eines Monats zu informieren. Dazu gehört auch die Speicherung, die Art der Daten, die Zweckbestimmung der Verarbeitung, die Identität des Verantwortlichen und – soweit rechtlich erforderlich – des Meldenden, sodass eine Einstellung der Datenverarbeitung oder Löschung der Identifikationsdaten nicht mehr möglich ist. Die Widerrufsfrist kann sich verkürzen; z. B. wenn die Art der Meldung die unmittelbare Einschaltung einer Behörde oder eines Gerichts erfordert; denn sobald eine Offenlegung gegenüber der Behörde oder dem Gericht erfolgt ist, befinden sich die Identifikationsdaten sowohl in den Verfahrensakten Ihres Vertragsarbeitgebers als auch der Behörde oder des Gerichts.
Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wir erheben dabei folgende personenbezogene Daten und Informationen, wenn Sie eine Meldung abgeben:
· Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
· Ihre Kontaktdaten, sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen,
· die Tatsache, dass Sie eine Meldung über das Hinweisgebersystem getätigt haben,
· ob Sie bei der Martin et Karczinski GmbH beschäftigt sind und
· gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die in der Meldung genannt sind.
Die von der internen Meldestelle an die Martin et Karczinski GmbH abgegebenen Daten werden passwortgeschützt gespeichert, sodass der Zugriff auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter Mitarbeiter beschränkt ist.
Die Mitarbeiter führen die Bearbeitung des von der internen Meldestelle übermittelten Sachverhalts weiter und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch; dabei werden die Daten stets vertraulich behandelt. Beim wissentlichen Einstellen falscher Hinweise, mit dem Ziel eine Person zu diskreditieren (Denunziation), kann die Vertraulichkeit allerdings nicht gewährleistet werden.
In bestimmten Fällen besteht für die Martin et Karczinski GmbH die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Dies ist gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung überhaupt nicht mehr beinträchtigen kann. Dabei wird Ihre Identität als Meldender – soweit rechtlich möglich – nicht offengelegt und es wird auch zusätzlich sichergestellt, dass dabei auch keine Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich werden.
Im Rahmen der Meldungsbearbeitung oder einer Untersuchung kann es notwendig sein, Hinweise an weitere Mitarbeiter, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochter- oder Schwestergesellschaften beziehen. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden. Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder datenschutzrechtlicher Erforderlichkeit für die Hinweisaufklärung kommen – als weitere denkmögliche Empfängerkategorien – Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie beauftragte Rechtsanwalts- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in Frage. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert, ein berechtigtes Interesse des Unternehmens oder ein gesetzliches Erfordernis besteht. Danach werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Die Dauer der Speicherung richtet sich insbesondere nach der Schwere des Verdachts und der gemeldeten eventuellen Pflichtverletzung und beträgt in der Regel drei Jahre (§ 11 HinSchG).
Ihre Rechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und in bestimmten Fällen das Recht auf Datenübertragung.
Außerdem können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen, sofern die Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse oder auf der Grundlage einer Interessenabwägung erfolgt. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die in diesem Datenschutzhinweis aufgeführten Kontaktdaten erfolgen.
Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten, insbesondere für die Bearbeitung eines Hinweises, noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht.
Sie können zudem jederzeit Ihre Einwilligung widerrufen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die Informationen unter „Zweck des Hinweisgebersystems und der Datenverarbeitung“.
Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde zu.